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2011.03.03 会議は踊る…
 「人は仕事をするか、会議に出るかである。同時に両方をすることはできない」
面白いことを言うものですね。
誰が言った言葉かというと、昨年来、リバイバルで注目されているドラッカーです。

会議には、本来、三つの目的があります。一つは「情報の共有」、そして、「問題点の抽出」、「改善策の決定」です。共有されるべき情報には、組織や集団が、基本的にどちらの方向に向かっているかという確認もありますが、もっと現実的に考えれば「いま、何が起きているのか」ということを、互いに持ち寄って、知らず知らずのうちに構成メンバーが「ゆでがえる」や「裸の王様」になるのを防ごうという意味があります。言ってしまえば、現状認識ですね。それなしには、「問題点の抽出」に進めない。

「問題点の抽出」では、眼前の現象とその背後にある因果関係を混同しないことです。売上が落ちていること、そういう現象と、それを引き起こしている原因をデータと思考力をフル稼働させて分析する。この作業が、実は最も誤りを犯しやすい。問題の本質を把握し、仮説を立て、それをデータ(事実)で裏付ける作業は、結構、厄介なものです。
ここまできたら、改善策の決定は難しい作業ではありません。優先順位だけは間違えないように、デメリットの受容度や費用対効果などを検証すれば、あとは、一気に行動に移すことになります。

と、こう書くと、「なんだ、会議も大きな仕事じゃないか」と思ってしまいますが、要は、その会議のあり方が問題なのでしょう。

共有すべき情報のレベルごとに、もっと他のツールは考えられないのか。文書回覧、メーリングリストの活用もその一つです。長々と際限なく会議が続くことにウンザリした経験は誰しも持っているものですが、すべての会議、とくにレギュラー会議については、開始時刻、終了時刻を決めておき、終了時刻厳守を徹底させることで、よくある「蘊蓄オヤジ」の長広舌を防止する効果があるかもしれません。現在、週一回開催している当社の部長以上のメンバー20人が集まっての会議も、全員が発言、報告することになっていますが、それでも一時間以内で終わることを大きな目安として運営されています。それでも、本当に毎週開催する必要があるのかどうか、報告形態はこれでいいのか・・・改善の余地はありそうです。

あるいは、組織内権限委譲を積極的に進めることで、「お伺い」型、「皆で決めたのだから」型の形式的会議を廃止することも可能です。何でもかんでも、上部機関に伺いを立てようとするのは、権限が与えられていないことに起因することが多い。

そして、何より、会議のために資料準備に取られる時間,参加メンバーの人件費もバカにできません。職位の高いメンバーでの会議はなおさらです。

当社では、昨年から会議の見直しを行っていますが、それでもなお、先日、社員提案を募集したところ、「会議の見直し=短縮or廃止」という提言が数多く寄せられました。会議の目的と構成メンバー、開催日時、時間、頻度などを洗い出して、もう一度会議の目的を明確にし、改めて設計し直す=より効率的な再編、短縮、廃止に向けての取り組みが必要だと感じています。

ドラッカーに倣って言えば、「会議に出ている人は、仕事をしていると思うな」ということなのでしょうか。極論ではありますが、それくらいの意識を持たないと、慣習&惰性に流されている会議の改革はできそうもありません。少々、品位のない言い方をすれば「会議室には金は落ちていない!」ということなのでしょう。
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