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 あっという間に一年の三分の二が駆け過ぎて、もう九月です。

 この季節、小さな秋があちこちに顔をのぞかせて、今日も出勤途中、早くも道端にコスモスの花が咲いているのを見つけました。

 秋といえば、台風シーズンですが、この時間、大型で強い台風12号がゆっくりと四国をうかがっています。強風域内に入った鹿児島も、今朝から雲行きが早く、先ほどまで小雨が降っていました。

 台風の定義は、国によってバラバラらしく、日本では「赤道以北の太平洋、南シナ海で発生した熱帯低気圧のうち最大風速が34ノット(17・2m)以上のもの」を指すそうですが、国際的には毎秒64ノット(32・7m)を超えたものとなっています。最大風速も、日本は10分間の平均値なの に対して、米国では1分間の平均値…一般的には1分平均の方が大きな値が出やすいようです。

 閑話休題。

 毎月1日は当社のライン管理職会議が開かれます。構成メンバーは各ブランチの責任者も含めて課長以上の50人ほど。以前は毎週開かれていましたが、現場責任者はできるだけ現場=お客様に近いところに、ということで、昨年から月一回に変えました。先月の総括と今月の見通しなどを報告し、合わせて、会社の現状と方針を説明する会議ですが、この一年で、ずいぶん様変わりしたなぁ、と感じます。

 毎週開催の時は、「とくにありません」と発言をパスする人が多かったのですが、今では必ず全出席者が発言し、しかも、業務に関連する業界内外のさまざまな話題を提供し始めています。「できるだけ自由に発言してもらいたい」と会議を仕切る総務部門関係者の努力に負うところも大きいのでしょうが…。

 企業にとって、会議は避けられない業務の一つであると同時に、会議の有効性を高めるためにどうすればいいのか、頭の痛い永遠のテーマです。

1. 個別の話し合いや文書回覧で処理できることを会議にかけてはいけない
2. 会議はメンバー全員が知識、経験、意見を交換し、会議目的を達成するために努力しなくてはならない
3. 会議の目的、処理すべき課題の明確化、会議への時間配分、必要な資料、議論のプロセスのアウトラインを事前に精査、準備すべし
4. 会議の要諦は、まずは他メンバーの話を「聴く」ことにある
5. 会議報告書を必ず作成し、会議の目的が達成されたか、メンバーの発言は有効だったか、メンバー構成は問題なかったか、そもそも会議の必要があったのか…などの会議評価を必ず行う

 と、頭ではわかっているつもりなのですが、振り返ってみると、実際には業務効率を落としているだけの虚しい「時間泥棒会議」が多いことに気付かされて、溜息が出てしまう。会議を仕切ることが多い自分自身の至らなさなのですが…。
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 窓の外、台風の影響で重苦しい空になりました。台風一過の抜けるような秋空が待ち遠しいことです。
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